Privacyverklaring | Tandartspraktijk Make Me Smile

In deze privacyverklaring leest u hoe Tandartspraktijk Make Me Smile omgaat met uw persoonsgegevens: welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft.

Wie wij zijn

Tandartspraktijk Make Me Smile is een tandartspraktijk van Make Me Smile B.V. (KvK 84743158), Prins Bernhardlaan 173, 2273 DP Voorburg. Make Me Smile B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Privacyvragen kunt u stellen via info@tandartspraktijkmms.nl of 070 204 20 41.

Welke gegevens wij verwerken

Inschrijfformulier: voornaam, achternaam, e-mailadres, geboortedatum en telefoonnummer. E-mailadres en geboortedatum zijn verplicht; zonder deze gegevens kan het formulier niet worden verzonden. Een aanmelding is nog geen afspraak; wij nemen contact met u op.
Contactformulier: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, uw vraag of opmerking en of u teruggebeld wilt worden. E-mailadres en telefoonnummer zijn verplicht, zodat wij kunnen reageren. Deel via dit formulier liever geen uitgebreide medische informatie; bel ons daarvoor.
Telefonisch en aan de balie: uw contactgegevens en de reden van uw contact.
Patiëntendossier: afhankelijk van uw behandeling uw naam, adres, geboortedatum en contactgegevens, zorgverzekeraar en polisgegevens, medische voorgeschiedenis, diagnoses, behandelplannen, röntgenfoto’s, aantekeningen over uw behandeling en factuurgegevens.
Websitebezoek: technische gegevens, zoals uw IP-adres, en welke pagina’s u bekijkt (zie ‘Cookies en ingesloten diensten’).

Bij uw eerste bezoek aan de praktijk zijn wij wettelijk verplicht uw identiteit te controleren met een geldig identiteitsbewijs en uw burgerservicenummer (BSN) vast te leggen, samen met het soort en nummer van dat document (Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg). Ontbreken deze of andere voor uw behandeling nodige gegevens, dan kan dat gevolgen hebben voor uw behandeling en de declaratie.

Sommige gegevens krijgen wij van anderen: van uw verwijzer of vorige tandarts (bijvoorbeeld uw dossier of röntgenfoto’s). Uw BSN controleren wij, zoals de wet voorschrijft, in het landelijke register voor burgerservicenummers.

Waarvoor en op welke grondslag

Aanmelding afhandelen en afspraak plannen: stappen op uw verzoek vóór een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
Tandheelkundige behandeling: uitvoering van de behandelingsovereenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Gezondheidsgegevens verwerken wij op grond van art. 9 lid 2 sub h en lid 3 AVG en art. 30 lid 3 sub a UAVG, onder het medisch beroepsgeheim.
Dossier bijhouden en bewaren, BSN en identiteitsbewijs vastleggen: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG; art. 7:454 BW en genoemde zorgwet).
Facturatie, declaratie en administratie: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub b en c AVG).
Vragen beantwoorden: stappen op uw verzoek (art. 6 lid 1 sub b AVG); gaat uw vraag niet over zorg of een afspraak, dan ons gerechtvaardigd belang om te reageren (art. 6 lid 1 sub f AVG). Vertelt u ons iets over uw gezondheid, dan verwerken wij dat als zorgverlener onder het beroepsgeheim (art. 9 lid 2 sub h AVG, art. 30 lid 3 sub a UAVG).
De website technisch laten werken en uw cookiekeuze vastleggen en kunnen aantonen (Google Tag Manager, Cookiebot): gerechtvaardigd belang en onze wettelijke plicht om toestemming te kunnen aantonen (art. 6 lid 1 sub f en c AVG).
Formulieren beveiligen tegen misbruik (reCAPTCHA): gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).
Onze locatie en reviews tonen (Google Maps, Trustindex): gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).
Websitestatistieken en advertentiemeting met cookies (Google Analytics, Google Ads): uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). Ook als u cookies weigert, ontvangen Google Analytics en Google Ads beperkte gegevens; zie ‘Cookies en ingesloten diensten’.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Patiëntendossier: twintig jaar na de laatste wijziging, of langer als goede zorg dat vraagt (art. 7:454 lid 3 BW).
Financiële administratie: zeven jaar (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).
Aanmeldingen en vragen: wat u via een websiteformulier verstuurt, ontvangen wij per e-mail en wordt ook opgeslagen in de database van onze website, bij onze hostingpartij. Wij bewaren deze inzendingen niet langer dan nodig is om uw aanmelding of vraag af te handelen. Wordt u patiënt, dan nemen wij de benodigde gegevens op in uw dossier.
Google Analytics: gegevens over afzonderlijke bezoeken en bezoekers maximaal 14 maanden; komt u terug op onze website, dan kan die termijn opnieuw ingaan. Samengevatte statistieken die niet tot u te herleiden zijn, kunnen langer blijven bestaan.

Met wie wij gegevens delen

Medische gegevens delen wij alleen als dat nodig is voor uw behandeling of de declaratie, als u toestemming geeft, of als de wet dat verplicht of toestaat (bijvoorbeeld een melding bij Veilig Thuis). Partijen die in onze opdracht werken, zoals de leverancier van ons dossiersysteem, kunnen daarbij toegang hebben tot uw gegevens. Ontvangers kunnen zijn:

zorgverzekeraars, voor zover wij uw behandeling bij hen declareren;
andere zorgverleners, zoals uw verwijzer of iemand naar wie wij u verwijzen;
tandtechnische laboratoria, voor het maken van bijvoorbeeld kronen of facings;
de leverancier van ons praktijk- en dossiersysteem;
Cloud86 B.V. (Nederland), die onze website host;
Microsoft (Microsoft 365), voor onze e-mail;
Google, voor Tag Manager, Analytics, Ads, reCAPTCHA en Maps;
Cookiebot (Usercentrics A/S, Denemarken), voor de cookiebanner en het vastleggen van uw cookiekeuze;
Trustindex Ltd (Hongarije), voor reviews op onze website;
GTranslate Inc. (Verenigde Staten), dat de Engelstalige pagina’s (onder /en/) vertaalt en levert. Vult u een formulier in op een Engelstalige pagina, dan gaan uw gegevens via de servers van GTranslate naar ons;
instanties waaraan wij wettelijk gegevens moeten verstrekken.

Sommige partijen, zoals Google, kunnen gegevens ook voor eigen doeleinden gebruiken; daarvoor geldt hun eigen privacyverklaring.

Gegevens buiten de EER

Google en Microsoft kunnen gegevens ook in de Verenigde Staten verwerken. Beide zijn aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework, waarvoor een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie geldt. GTranslate Inc. is gevestigd in de Verenigde Staten, en e-mail die wij vanuit ons dossiersysteem versturen, kan via een verzenddienst in de Verenigde Staten lopen. Voor deze doorgifte gelden de waarborgen die deze partijen volgens hun eigen privacyverklaring hanteren, zoals het Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Trustindex is in de EU gevestigd; schakelt Trustindex dienstverleners buiten de EER in, dan gebruikt het volgens zijn eigen privacyverklaring standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit. Een kopie van de waarborgen kunt u bij ons opvragen via info@tandartspraktijkmms.nl.

Beveiliging

Wij streven ernaar uw gegevens te beschermen met passende technische en organisatorische maatregelen. Wie in onze praktijk met uw medische gegevens werkt, heeft een (afgeleid) medisch beroepsgeheim. Onze website is alleen bereikbaar via een versleutelde verbinding (HTTPS) en gebruikt beveiligingsinstellingen die onder meer voorkomen dat andere websites onze pagina’s insluiten. Voor ons e-maildomein zijn maatregelen ingesteld tegen misbruik van ons afzenderadres (SPF en DMARC).

Uw rechten

Inzage en afschrift van uw gegevens en dossier, ook elektronisch (art. 15 AVG, art. 7:456 BW).
Correctie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens.
Vernietiging: u kunt schriftelijk of elektronisch vragen (delen van) uw dossier te vernietigen (art. 7:455 BW). Wij doen dat, ook vóór het einde van de bewaartermijn, tenzij bewaren van aanmerkelijk belang is voor een ander of de wet zich ertegen verzet, zoals bij financiële gegevens (zeven jaar).
Verwijdering van andere gegevens, zoals een aanmelding of vraag die niet in uw dossier staat (art. 17 AVG), tenzij wij die moeten bewaren.
Beperking van het gebruik van uw gegevens.
Bezwaar tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang.
Overdraagbaarheid van gegevens die u zelf heeft verstrekt en die wij op basis van toestemming of overeenkomst geautomatiseerd verwerken.
Toestemming intrekken, bijvoorbeeld voor cookies, op elk moment en voor de toekomst.

Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor u hebben. reCAPTCHA beoordeelt wel automatisch of een formulier door een mens wordt verstuurd; lukt verzenden niet, belt u ons dan.

Bij een kind jonger dan 12 jaar oefenen de ouders met gezag of de voogd de rechten uit, zoals inzage in het dossier. Van 12 tot 16 jaar hebben het kind en de ouders met gezag beide rechten; ouders krijgen dan de informatie die zij nodig hebben om toestemming voor een behandeling te geven, en andere informatie alleen met toestemming van het kind. Vanaf 16 jaar beslist het kind zelf; ouders krijgen dan alleen informatie met toestemming van het kind. De tandarts kan informatie aan ouders weigeren als het geven ervan niet past bij goede zorg voor het kind.

Uw rechten uitoefenen en klachten

Dien uw verzoek in via info@tandartspraktijkmms.nl of 070 204 20 41. Wij kunnen u vragen zich te identificeren. Wij reageren binnen één maand. Bij ingewikkelde of meerdere verzoeken kan dat twee maanden langer duren; dat laten wij u dan binnen één maand weten. Verzoeken, inzage en een (elektronisch) afschrift van uw dossier zijn kosteloos.

Heeft u een klacht? Laat het ons weten, dan zoeken wij samen naar een oplossing. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Cookies en ingesloten diensten

Bij uw eerste bezoek toont onze website een cookiebanner van Cookiebot. Daarin kunt u niet-noodzakelijke cookies weigeren, een selectie toestaan of alles toestaan. Uw keuze wordt bewaard in een noodzakelijk cookie (CookieConsent) en ook bij Cookiebot vastgelegd, zodat wij die kunnen aantonen. U kunt uw keuze altijd wijzigen of intrekken via het cookie-icoon linksonder in beeld, of door de cookies van onze website in uw browser te verwijderen; de banner verschijnt dan opnieuw.

Ook als u cookies weigert

Zonder uw toestemming plaatst onze website geen cookies van Google Analytics of Google Ads. Wel gebeurt het volgende, ook als u cookies weigert of nog geen keuze heeft gemaakt:

Google Tag Manager en Cookiebot worden op elke pagina geladen; beide ontvangen daarbij technische gegevens zoals uw IP-adres.
Google Analytics en Google Ads ontvangen bij elk paginabezoek, en bij bepaalde handelingen zoals scrollen, klikken op ons telefoonnummer of e-mailadres en het verzenden van een formulier, een beperkt signaal zonder cookies (Consent Mode). Dat signaal bevat onder meer het adres van de pagina (bij Google Analytics ook de titel), technische browsergegevens en, bij Google Analytics, een willekeurig kenmerk dat niet op uw apparaat wordt bewaard. Zoals bij elk internetverzoek ontvangt Google ook uw IP-adres.
Belmeting van Google Ads staat op alle pagina’s. Dit script maakt contact met Google en slaat een technische vermelding over ons telefoonnummer op in de lokale opslag van uw browser; die vervalt na ongeveer drie uur. Google biedt de doorschakelnummers waarmee deze functie gesprekken meet in Nederland niet aan: ons telefoonnummer wordt niet vervangen en uw gesprek loopt niet via Google.
Google Maps staat in de voettekst van elke pagina en ook in de pagina’s Contact en Onze praktijk. De kaart wordt geladen wanneer u de pagina opent of ernaartoe scrolt; Google ontvangt daarbij onder meer uw IP-adres en de kaart laadt lettertypen van Google.
Google reCAPTCHA wordt op de inschrijf- en contactpagina direct geladen. Deze dienst kan gegevens in uw browser opslaan en laadt lettertypen van Google.
Trustindex toont reviews op onze homepage en op enkele informatiepagina’s. De widget wordt geladen vanaf de servers van Trustindex, laadt daar ook zijn lettertypen en haalt profielfoto’s van reviewers op bij Google; beide ontvangen daarbij uw IP-adres.
WordPress bewaart een technische instelling in de sessieopslag van uw browser.

De lettertypen van onze website zelf staan op onze eigen server. De reviewwidget van Trustindex en de diensten van Google (Maps en reCAPTCHA) laden hun eigen lettertypen, van de servers van Trustindex en van Google. Instagram en TikTok zijn alleen gelinkt: van deze platforms wordt niets geladen totdat u op de link klikt.

Met uw toestemming

Geeft u toestemming, dan kunnen Google Analytics en Google Ads cookies plaatsen, zoals _ga en _ga_… (Google Analytics, tot twee jaar) en _gcl_au (Google Ads, drie maanden). Daarmee meten wij het websitegebruik en welke advertenties leiden tot een aanmelding, een telefoontje, een e-mail of een bericht via het contactformulier.

Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze werkwijze, website of de wet verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina.

Laatst bijgewerkt: 29 september 2026